Gestionali personalizzati e portali web su misura per aziende
Sviluppiamo gestionali personalizzati e portali web sui processi della tua azienda, anche partendo da Excel o carta. Chiedi un confronto gratuito.
Abbiamo oltre 20 anni di sviluppo su misura alle spalle, la base a Treviso e clienti in tutta Italia che seguiamo da remoto. Partiamo da come lavora oggi la tua azienda e decidiamo con te cosa sviluppare, cosa collegare agli strumenti che hai già e cosa lasciare com'è.
Perché digitalizzare i processi tramite un gestionale su misura conviene
In ogni azienda c'è almeno un processo che si può rendere più semplice e più ordinato portandolo in un gestionale web: dall'attività più semplice a quella più complessa. Può essere un foglio Excel che passa di mano in mano, una richiesta che si perde tra le email o un dato che qualcuno ricopia ogni settimana da un programma all'altro.
Un gestionale personalizzato nasce intorno a come lavora la tua azienda, invece di chiederti di adattarti a un programma pensato per tutti. Per questo si può partire anche da una sola attività e aggiungere il resto un passo alla volta, seguendo le priorità che decidi tu.
Un'attività semplice
Un registro, una checklist o una richiesta che oggi passa da un foglio Excel condiviso diventa una scheda web con campi guidati, in cui chi compila vede subito se manca qualcosa e nessuno sovrascrive il lavoro degli altri.
Un processo con più persone
Richieste, verifiche e approvazioni che coinvolgono più colleghi seguono un percorso con stati e responsabili. Chi deve intervenire riceve un avviso e resta lo storico di ogni passaggio.
Dati che passano tra reparti
Ordini, magazzino, produzione e amministrazione lavorano sugli stessi dati invece di ricopiarli da un file all'altro, e ognuno vede la parte che gli serve.
Il gestionale che dialoga con l'esterno
Il gestionale si collega a contabilità, e-commerce e portali per clienti e fornitori, e mette a disposizione statistiche e report costruiti sui tuoi indicatori.
Se usi già un gestionale contabile o un software di settore, non devi per forza sostituirlo: possiamo collegarlo e sviluppare su misura le parti che mancano. Quello che ottieni è un gestionale web aziendale che si apre dal browser, in ufficio, in magazzino o da un cantiere, con i dati sui nostri server o sui tuoi.
Molti lo chiamano gestionale cloud su misura, perché non devi installare nulla sui computer e tutti lavorano sullo stesso archivio aggiornato.
Cosa sviluppiamo
Nello sviluppo di gestionali web partiamo da oggetti concreti, come il foglio delle commesse, il rapportino di intervento o il listino di un cliente. Questi sono i moduli che ci chiedono più spesso, e in un gestionale personalizzato si combinano in base a quello che ti serve.
Qui a fianco trovi un esempio di come può apparire una pratica: lo stato, il responsabile, gli allegati e la cronologia stanno nella stessa schermata.
- Aperta
- Verifica tecnica
- Approvazione
- Chiusa
- Cliente
- Cliente Demo S.r.l.
- Responsabile
- Ufficio qualità
- Allegati
- DDT, verbale, 3 foto
- 09:12Il magazzino apre la pratica e allega il DDT
- 10:40L'ufficio tecnico carica il verbale di verifica
- 11:05Notifica inviata al responsabile qualità
Gestionale interno
Commesse, produzione, magazzino, attività e rapportini dei tecnici, scadenze. Ogni reparto lavora sulla propria schermata e i dati che inserisce restano a disposizione degli altri, senza passarli via email o ricopiarli in un altro file.
Anagrafiche, listini e documenti
Clienti, fornitori, articoli e listini, anche diversi per singolo cliente. A ogni pratica colleghiamo i suoi allegati, come il DDT, la conferma d'ordine o le foto di un intervento, e chi la apre trova tutto nello stesso posto.
Flussi e approvazioni
Ogni pratica ha uno stato e un responsabile. Quando tocca a qualcuno intervenire, quella persona riceve una notifica, e nello storico restano registrati tutti i passaggi con l'autore e la data.
Permessi per ruolo e cronologia
Il magazziniere vede le giacenze, l'amministrazione anche i prezzi, il responsabile approva. Decidiamo con te chi può vedere e modificare cosa, e ogni modifica resta registrata con nome, data e valore precedente.
Import ed export massivi
Carichiamo anagrafiche e listini da Excel e CSV con una procedura che segnala duplicati e campi mancanti prima del caricamento, e che puoi riusare per aggiornare i listini. Gli export li passi al commercialista o ad altri programmi.
Statistiche e report
Indicatori calcolati sui dati del gestionale, con filtri per periodo, reparto o cliente e report da scaricare. Ne parliamo più avanti, nella sezione su statistiche e KPI.
Lo stesso gestionale può aprirsi anche a clienti, fornitori e agenti e ospitare funzioni AI sui documenti e sui dati. Se ti serve anche un sito, possiamo sviluppare un sito web aziendale collegato al gestionale.
Riconosci la tua necessità?
Sono situazioni che troviamo spesso nelle aziende che ci contattano, ciascuna con il tipo di intervento che possiamo proporre. Se una ti sembra familiare, raccontacela durante il confronto iniziale e partiamo da lì.
Richieste, firme e approvazioni passano ancora da moduli stampati che girano di scrivania in scrivania?
- ricostruire il processo insieme a chi lo usa ogni giorno
- trasformarlo in schermate web con stati, responsabili e notifiche a chi deve intervenire
- uno storico consultabile di ogni pratica e dati che alimentano le statistiche senza essere ricopiati
Per preparare i report mensili qualcuno unisce a mano le esportazioni in Excel di strumenti diversi?
- definire con te quali indicatori servono e una regola unica per calcolarli
- calcolare gli indicatori nel gestionale, sui dati aggiornati
- filtri per periodo, reparto o cliente e report periodici esportabili senza passaggi manuali
Ricevi fatture, DDT e ordini in PDF o via email e qualcuno in ufficio li ricopia a mano nel gestionale?
- un flusso che legge i documenti e propone i dati già compilati nelle schede del gestionale
- un controllo automatico delle righe che non tornano con ordini o listini
- una conferma da parte di una persona prima della registrazione, così chi lavora in amministrazione controlla le eccezioni invece di trascrivere tutto
Devi lasciare un gestionale non più supportato senza perdere anni di clienti, documenti e movimenti?
- analizzare la struttura dei dati, anche quando il formato è poco documentato, e mappare i campi verso il nuovo sistema
- ripulire duplicati e incongruenze e verificare i dati prima del passaggio definitivo
- quando serve, tenere collegati i due sistemi per un periodo così i dati comuni restano allineati
Nel tuo personale c'è chi usa gli strumenti digitali con facilità e chi fa ancora fatica?
- sessioni brevi per ruolo, concentrate sulle operazioni che ciascuno svolge ogni giorno
- guide sintetiche e un periodo di affiancamento durante l'avvio
- le richieste che emergono durante la formazione raccolte e trasformate in piccoli miglioramenti
Quando il gestionale si apre a clienti, fornitori e agenti
Lo stesso gestionale può avere un accesso esterno, con credenziali e permessi separati da quelli del personale interno. Progettiamo questi portali web aziendali sugli stessi dati che il tuo personale usa in ufficio, quindi nessuno deve ricopiare le informazioni da un sistema all'altro.
Il cliente può controllare da solo a che punto è il suo ordine, senza dover chiamare il commerciale per chiederlo. Se vuoi approfondire, trovi tutte le funzioni nella pagina dedicata al portale clienti e fornitori.
- Clienticonsultano i propri ordini, scaricano i documenti e vedono a che punto è una pratica.
- Fornitoricaricano conferme d'ordine, certificati e documenti di consegna.
- Agentiinseriscono gli ordini dal tablet con i listini e le condizioni già corretti per quel cliente.
Dalla carta e da Excel al gestionale
Quando decidi di digitalizzare i processi che oggi passano su carta o su fogli condivisi, il primo lavoro lo facciamo con le persone che li usano ogni giorno. Ricostruiamo insieme chi compila il modulo, chi lo controlla, chi lo approva e in quale passaggio si perdono le informazioni, per esempio quando una richiesta resta ferma sulla scrivania di un collega in ferie.
Da lì disegniamo le schermate. Il modulo di carta diventa una scheda con campi guidati, dove chi compila vede subito se manca un dato o se il formato non è corretto, e ogni pratica ha uno stato e un responsabile visibili a chi ne ha bisogno.
Lo storico dei file Excel lo portiamo nel gestionale. Prima di importarlo lo analizziamo e ti mostriamo un riepilogo dei duplicati e dei campi mancanti, che sistemiamo insieme secondo le regole che decidi tu, e solo dopo carichiamo i dati.
Chi lavora non rischia più di sovrascrivere il file del collega, ritrova ogni modifica nella cronologia e vede i numeri che inserisce entrare nelle statistiche senza doverli ricopiare in un altro foglio.
- Righe lette248
- Possibili duplicati2
- Campi obbligatori mancanti1
Statistiche, KPI e report sui dati del gestionale
In molte aziende il report di fine mese lo prepara una persona che esporta i dati da due o tre programmi, li incolla in un foglio Excel e li sistema a mano. In un gestionale personalizzato trovi quegli stessi indicatori calcolati sui dati aggiornati, con i filtri per periodo, reparto o cliente che ti servono.
Prima di scrivere il codice decidiamo con i responsabili quali indicatori servono e come si calcolano, in modo che tutti intendano la stessa cosa. Il fatturato per cliente comprende le note di credito? Il margine di una commessa considera le ore interne? Il tempo di evasione parte dall'ordine o dalla conferma?
La direzione consulta i cruscotti quando vuole, i responsabili vedono i dati del proprio reparto e i report periodici si scaricano in PDF o Excel senza passaggi manuali. Se ti interessa fare domande sui numeri scrivendo in italiano, trovi come funziona nella sezione sulle funzioni AI.
Funzioni AI sui documenti e sui dati del gestionale
Nel gestionale possiamo aggiungere funzioni di intelligenza artificiale nei punti in cui qualcuno oggi legge, ricopia o cerca informazioni a mano. Le richieste più frequenti riguardano tre attività.
- Lettura di PDF, DDT e conferme d'ordine, con i campi della scheda proposti già compilati.
- Inserimento di schede e ordini a partire da un testo libero o da un'email.
- Domande in italiano sui numeri del gestionale, con i filtri usati ben visibili accanto alla risposta.
L'AI propone e la persona controlla e conferma. La usiamo dove serve: le fatture elettroniche in XML, per esempio, contengono già dati strutturati che il gestionale importa senza bisogno di AI.
Dati e privacy
Quali dati vengono inviati ai modelli e dove vengono elaborati lo decidiamo con te progetto per progetto. Le opzioni possibili sono descritte nella pagina sul gestionale con intelligenza artificiale.
Se hai già un gestionale da sostituire
Quando il gestionale che usi non riceve più aggiornamenti o non segue più il lavoro della tua azienda, la parte delicata del cambio riguarda i dati. Analizziamo come li conserva il vecchio sistema, anche quando la struttura è poco documentata, e portiamo nel nuovo anagrafiche, documenti e storico dei movimenti. Per anagrafiche e listini usiamo la stessa procedura controllata degli import da Excel.
Prima del passaggio definitivo controlliamo i dati caricati insieme a te, quando serve con una migrazione di prova in un ambiente separato. L'obiettivo è cambiare gestionale senza perdere i dati accumulati negli anni. Se il software attuale si può ancora recuperare, valutiamo con te anche la manutenzione del gestionale attuale. Come funziona passo per passo lo spieghiamo nella pagina sulla migrazione dei dati dal vecchio gestionale.
- Analisi della struttura dei dati esistenti
- Pulizia di duplicati e incongruenze
- Verifica dei dati con te prima dell'avvio
- Passaggio definitivo al nuovo gestionale
Collegamenti con e-commerce, fatturazione e altri strumenti
Poche aziende usano un solo programma, quindi progettiamo il gestionale per scambiare dati con quelli che restano in uso. Questa integrazione è un collegamento continuo tra sistemi che lavorano in parallelo, diverso dal trasferimento una tantum dei dati da un vecchio gestionale.
Il modo di collegarli dipende da quello che ciascun sistema permette, e lo verifichiamo durante l'analisi. Approfondisci l'integrazione con e-commerce, CRM e servizi esterni, oppure scopri come collegare il gestionale all'e-commerce.
- Fatturazione elettronica e gestionale contabile
- E-commerce, per ordini, giacenze e listini
- CRM e caselle email
- Servizi esterni tramite API, come corrieri o piattaforme di settore
Dove stanno i dati e chi può vederli
Il gestionale web aziendale che sviluppiamo gira di norma su server di proprietà di Foolix in Unione Europea, che gestiamo direttamente. Se preferisci, lo installiamo sull'infrastruttura della tua azienda, su un server interno o presso un tuo fornitore.
In entrambi i casi la tua azienda resta titolare dei dati. Durante l'analisi vediamo insieme quali dati personali conterrà il gestionale e chi deve potervi accedere, così i permessi rispecchiano i ruoli reali dell'azienda.
- Accessi con credenziali personali e permessi per ruolo
- Cronologia delle modifiche, con autore e data
- Connessione cifrata tra browser e server
- Backup giornaliero incluso quando il gestionale è ospitato sui nostri server, con backup più frequenti da concordare se il tuo lavoro lo richiede
- Aggiornamenti di sicurezza con la manutenzione nel tempo
Come lavoriamo
Sviluppiamo software gestionale su misura con il metodo Agile. Dopo l'analisi definiamo le fasi in base alle tue priorità e a come evolve il progetto, per mettere in mano alle persone una prima versione funzionante il prima possibile e far crescere il gestionale un modulo alla volta.
La durata dipende dai moduli, dalle integrazioni e dai dati da recuperare. Costruiamo il calendario con te e lo aggiorniamo in base alle priorità e alla disponibilità delle persone coinvolte, che durante l'analisi e le prove sono una parte importante del lavoro. Durante lo sviluppo ti coinvolgiamo e ti teniamo aggiornato, così puoi seguire l'avanzamento e dirci subito cosa cambiare.
Prenota il confronto gratuito-
Confronto iniziale gratuito
In videochiamata, oppure di persona in zona Treviso se lo preferisci. Ci racconti come si lavora oggi in azienda, quali strumenti sono in uso e dove il lavoro si inceppa.
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Analisi dei processi e dei dati
Vediamo chi fa cosa, quali documenti e file esistono e cosa va collegato. Alla fine ti consegniamo una proposta con le parti da sviluppare e un preventivo suddiviso per voci.
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Priorità e fasi
Scegliamo insieme da quale modulo partire, di solito quello che serve a più persone o che oggi crea più problemi. Le fasi successive le riorganizziamo strada facendo, in base a quello che emerge dall'uso.
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Sviluppo a rilasci
Rilasciamo i moduli uno alla volta: tu e i tuoi colleghi li provate e ci segnalate cosa correggere. Le persone iniziano a usare i primi moduli mentre sviluppiamo gli altri.
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Formazione e avvio
La formazione di base è inclusa, con sessioni per ruolo sulle operazioni che ciascuno svolge e guide sintetiche. Una formazione più approfondita, per esempio per chi amministrerà utenti e impostazioni, la concordiamo a parte.
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Assistenza e nuove funzioni
Dopo l'avvio seguiamo il gestionale con l'assistenza e manutenzione nel tempo, e sviluppiamo le nuove funzioni anche con i pacchetti di ore per nuove funzioni.
Pacchetti ore di assistenza
Se ti serve un supporto tecnico con una certa regolarità, il modo più conveniente è un pacchetto di ore prepagate: acquisti un monte ore a una tariffa scontata rispetto al singolo intervento e lo usi per modifiche, sviluppi, aggiornamenti e risoluzione di problemi nell'arco di dodici mesi, oppure senza scadenza con un supplemento del 10%.
Da cosa si compone il preventivo di un gestionale personalizzato
Non pubblichiamo prezzi, perché due gestionali con lo stesso nome possono richiedere quantità di lavoro molto diverse. Il prezzo di un software gestionale su misura dipende dai fattori che trovi nella tabella.
Dopo l'analisi ti mandiamo un preventivo con le voci separate, modulo per modulo, così puoi decidere cosa sviluppare subito e cosa rimandare a una fase successiva.
Richiedi un preventivo| Fattore | Perché incide |
|---|---|
| Moduli e processi da coprire | Ogni processo richiede analisi, schermate e prove con le persone che lo usano. |
| Complessità delle regole | Calcoli, approvazioni ed eccezioni vanno descritti e verificati uno per uno. |
| Ruoli e permessi | Più profili diversi significano più combinazioni da progettare e controllare. |
| Integrazioni | Contabilità, e-commerce o CRM aggiungono lo studio dei sistemi esterni e i test sui dati scambiati. |
| Dati da recuperare | Excel, carta o un vecchio gestionale richiedono analisi, pulizia e una verifica dei dati caricati prima dell'avvio. |
| Accessi esterni | Clienti, fornitori o agenti hanno bisogno di schermate e permessi pensati per loro. |
| Funzioni AI | Oltre allo sviluppo c'è la spesa d'uso dei modelli, che varia con il numero di documenti e richieste. |
| Formazione e assistenza | La formazione di base è inclusa, mentre quella approfondita e l'assistenza dopo l'avvio si concordano a parte. |
Da Treviso, con aziende in tutta Italia
Foolix è a Treviso e lavora da remoto con aziende di tutta Italia. Ci sentiamo in videochiamata, condividiamo documenti e schermate e ti mostriamo il gestionale man mano che prende forma. Se la tua azienda è in zona Treviso e preferisci parlarne di persona, organizziamo un incontro su richiesta.
Domande frequenti
Hai già un gestionale o un portale sviluppato su misura che va seguito nel tempo? Scopri l'assistenza e manutenzione di software su misura.
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Raccontaci come gestisci oggi il processo che vuoi migliorare
Indica gli strumenti che usi e di cosa avresti bisogno. Ti rispondiamo entro 48 ore lavorative per fissare il confronto in videochiamata, oppure un incontro di persona se la tua azienda è in zona Treviso. Puoi anche chiamarci allo 0422 0330892.