Gestionale con intelligenza artificiale su misura per la tua azienda
Un gestionale con intelligenza artificiale che compila schede da una descrizione, legge i documenti e risponde sui KPI. Esempi, limiti e privacy.
Siamo a Treviso e seguiamo a distanza aziende di tutta Italia, anche quando il gestionale da cui partire l'hanno scritto altri. Prima di decidere proviamo un piccolo prototipo sui tuoi dati reali, così valuti la funzione vedendola lavorare sui tuoi documenti.
Cosa può fare l'intelligenza artificiale in un gestionale
Un gestionale con intelligenza artificiale usa modelli linguistici per lavorare su testo libero e documenti. Compila schede partendo da una descrizione scritta, legge i PDF dei fornitori, risponde a domande sui dati e suggerisce categorie o risposte. Ogni proposta passa da una persona prima di diventare un dato registrato.
Portare l'AI nel gestionale aziendale ha senso dove il lavoro parte da testo senza una struttura: email, note, PDF, domande scritte come vengono in mente. Per ciascuno dei sei usi qui accanto trovi com'è il lavoro prima, cosa fa il gestionale e cosa controlli tu.
Inserire i dati descrivendoli a parole
È quello che si intende con inserimento dati in linguaggio naturale: scrivi cosa è successo con le tue parole e il gestionale con intelligenza artificiale prepara i campi da confermare.
- PrimaIl tecnico finisce l'intervento, prende due appunti sul telefono e la sera ricopia nella scheda ore, materiali e cliente. In ufficio qualcuno riscrive a mano gli ordini che arrivano per email.
- Con il gestionaleIl tecnico scrive com'è andata, per esempio «intervento da Rossi Impianti, sostituita la pompa di ricircolo, due ore e mezza, materiale P-220». Il gestionale riconosce cliente, ore e articolo e prepara la scheda intervento. Un'email d'ordine diventa allo stesso modo una bozza d'ordine.
- Cosa controlli tuLa scheda resta in bozza finché qualcuno non la conferma. I campi che il gestionale non ha riconosciuto con sicurezza, come un codice articolo inesistente o due clienti con lo stesso nome, sono evidenziati e li scegli tu.
- Cliente
- Rossi Impianti2 clienti con questo nome, scegli quello giusto
- Attività
- Sostituzione pompa di ricircolo
- Ore
- 2,5
- Materiale
- P-220 Pompa di ricircolo × 1
Leggere i documenti e proporre i dati già compilati
- PrimaDDT, conferme d'ordine e fatture non XML arrivano in PDF o via email, e qualcuno le ricopia riga per riga.
- Con il gestionaleIl gestionale legge il documento e propone fornitore, righe, quantità, date e importi già compilati nelle schede giuste.
- Cosa controlli tuPrima della registrazione vedi evidenziate le righe che non tornano con ordini o listini e i campi su cui il gestionale ha dubbi.
Le fatture elettroniche in XML contengono già i dati strutturati, quindi le importiamo direttamente senza usare l'AI.
- Fornitore
- Idrotecnica Esempio Srl
- Ordine collegato
- ORD 2381
| Articolo | Q.tà | Prezzo |
|---|---|---|
| P-220 Pompa di ricircolo | 4 | 186,00 |
| R-034 Raccordo 3/4" | 20 | 2,40 |
| V-110 Valvola a sferaNell'ordine ne risultano 10 | 12 | 9,80 |
Chiedere statistiche e KPI in italiano, con i filtri in vista
- PrimaPer sapere quanto hai fatturato a un gruppo di clienti in un trimestre qualcuno esporta i dati in Excel, filtra e incrocia i fogli, oppure lo chiede a chi conosce bene il gestionale.
- Con il gestionaleScrivi «fatturato per cliente nel terzo trimestre, solo clienti del Veneto, confrontato con l'anno scorso». Il gestionale traduce la domanda in una ricerca sul database, mostra una tabella o un grafico e scrive accanto i filtri usati, cioè periodo, tipo di documento, regione e se le note di credito sono incluse.
- Cosa controlli tuLeggi i filtri e li correggi se il gestionale ha inteso la domanda in un altro modo, perché «Veneto» può voler dire la sede del cliente o la destinazione della merce. Le domande lavorano solo sui dati che il tuo utente può già vedere.
I calcoli li fa il database e al modello arrivano solo la domanda e la struttura delle tabelle. Per fare domande ai dati aziendali servono indicatori definiti in modo univoco, e se oggi non lo sono conviene partire dalle statistiche, KPI e report sui dati del gestionale.
| Cliente | Quest'anno | Anno scorso |
|---|---|---|
| Cliente A | 48.200 | 41.900 |
| Cliente B | 31.750 | 33.100 |
| Cliente C | 12.400 | 9.850 |
Cercare nei dati e nei documenti come lo chiederesti a un collega
Con la ricerca in linguaggio naturale non serve ricordare come è stato scritto un dato.
- PrimaLa ricerca funziona solo se ricordi il nome esatto, il numero d'ordine o la parola giusta scritta nel campo note.
- Con il gestionaleScrivi «il cliente di Conegliano che l'anno scorso aveva chiesto una pompa da 3 kW» oppure «contratti con penale per ritardo nella consegna». Il gestionale cerca per significato tra schede, note e allegati e ti mostra i risultati con il collegamento alla fonte.
- Cosa controlli tuApri la fonte prima di usare l'informazione. La ricerca rispetta i permessi, quindi ogni utente trova solo ciò che potrebbe già aprire.
Classificare le richieste e suggerire le risposte
La classificazione automatica di email e ticket è utile soprattutto a chi riceve tante richieste simili su caselle condivise.
- PrimaQualcuno legge ogni email o ticket in arrivo, decide categoria, priorità e reparto e poi scrive la risposta partendo da zero.
- Con il gestionaleIl gestionale propone categoria, priorità e reparto, collega la richiesta al cliente o alla commessa e prepara una bozza di risposta basata su quelle già date in casi simili.
- Cosa controlli tuAccetti o cambi la proposta con un clic. Le correzioni del tuo team ci servono per rivedere regole e istruzioni, e la bozza parte solo dopo che qualcuno l'ha letta.
- Categoria
- Ritardo di consegna
- Priorità
- Alta
- Reparto
- Logistica
- Collegata a
- ORD 2381
Un assistente interno sulle procedure dell'azienda
Un assistente AI aziendale ha senso quando le stesse domande sulle procedure tornano ogni settimana.
- PrimaLe procedure stanno in manuali, cartelle condivise e nella testa di due o tre persone, che si sentono fare sempre le stesse domande.
- Con il gestionaleUn nuovo collega chiede «come si registra un reso con sostituzione?» e l'assistente risponde citando la procedura e il documento da cui ha preso la risposta, con il link per aprirlo. Lavora solo sui documenti che l'azienda ha scelto e che quell'utente può consultare.
- Cosa controlli tuDecidi tu quali documenti entrano e chi li tiene aggiornati. Quando nei documenti la risposta non c'è, l'obiettivo è che l'assistente lo dica invece di inventarla, e lo verifichiamo sul prototipo con le domande reali del tuo team.
L'interfaccia indica in modo chiaro che stai usando un assistente AI.
Apri il documento di vendita originale e crea un reso collegato. Poi, dallo stesso reso, genera il nuovo DDT con l'articolo sostitutivo, così il magazzino scarica il pezzo nuovo e ricarica quello reso.
Alcune situazioni in cui possiamo intervenire
Se ti riconosci in una di queste situazioni, possiamo partire da lì. La seconda riguarda il calcolo degli indicatori nel gestionale e non usa l'AI, ma di solito è il passo che serve prima di poter fare domande ai dati in italiano.
Ricevi fatture, DDT e ordini in PDF o via email e qualcuno in ufficio li ricopia a mano nel gestionale?
- un flusso che legge i documenti e propone i dati già compilati nelle schede del gestionale
- un controllo automatico delle righe che non tornano con ordini o listini
- una conferma da parte di una persona prima della registrazione, così chi lavora in amministrazione controlla le eccezioni invece di trascrivere tutto
Per preparare i report mensili qualcuno unisce a mano le esportazioni in Excel di strumenti diversi?
- definire con te quali indicatori servono e una regola unica per calcolarli
- calcolare gli indicatori nel gestionale, sui dati aggiornati
- filtri per periodo, reparto o cliente e report periodici esportabili senza passaggi manuali
Nel tuo personale c'è chi usa gli strumenti digitali con facilità e chi fa ancora fatica?
- sessioni brevi per ruolo, concentrate sulle operazioni che ciascuno svolge ogni giorno
- guide sintetiche e un periodo di affiancamento durante l'avvio
- le richieste che emergono durante la formazione raccolte e trasformate in piccoli miglioramenti
Quando l'AI non serve e cosa resta alle persone
Un gestionale con intelligenza artificiale lavora bene quando l'AI resta nei punti dove serve e il resto lo fanno le normali funzioni del software. Ogni progetto lo impostiamo su questi quattro principi.
- L'AI propone e una persona conferma.Dove un errore ha conseguenze, nessun dato entra in archivio e nessuna email parte prima del controllo di una persona.
- Prima proviamo sui dati reali.Documenti molto diversi tra loro o scansioni di bassa qualità aumentano gli errori di lettura, e lo scopri solo provando sui file della tua azienda.
- Dove i dati sono già strutturati l'AI non serve.Scadenze, provvigioni e regole fisse le gestiamo con le normali funzioni del gestionale, più prevedibili e senza costi d'uso dei modelli.
- Non promettiamo percentuali di risparmio.Quanto lavoro si risparmia lo misuriamo sul prototipo, prima di estendere la funzione ad altri reparti.
Dove vengono elaborati i dati e come si rispetta il GDPR
Usare l'AI nel gestionale aziendale vuol dire mandare del testo a un modello, quindi la prima domanda è dove finisce quel testo. Fornitori e modelli li scegliamo progetto per progetto tra le opzioni descritte qui sotto.
Quali dati escono dal gestionale
Al modello inviamo solo il testo o il documento che serve alla singola operazione, non il database. Dove possibile togliamo o sostituiamo nomi, email e IBAN prima dell'invio (pseudonimizzazione). I dati particolari, come quelli sanitari, li escludiamo o li trattiamo solo con un modello su un'infrastruttura controllata dall'azienda.
Dove gira il gestionale
Il gestionale lo ospitiamo su server di nostra proprietà in UE, gestiti direttamente da noi, oppure sull'infrastruttura della tua azienda se lo chiedi. Sui nostri server è incluso un backup giornaliero, e se serve se ne può concordare uno più frequente. Per i modelli ci sono tre possibilità, ciascuna adatta a casi diversi.
Tre modi di far girare i modelli
La scelta la facciamo insieme in base al tipo di dati, ai volumi e ai costi, e può cambiare da una funzione all'altra.
Ruoli e accordi sul trattamento
La tua azienda resta sempre titolare dei dati e del loro trattamento. Quando il gestionale gira sui nostri server, noi mettiamo a disposizione lo spazio hosting e ci occupiamo di gestirlo e mantenerlo, con condizioni definite nel contratto e nel rispetto del GDPR. Se una funzione usa un fornitore di modelli tramite API, te lo indichiamo prima di attivarla.
Gli aspetti contrattuali dipendono dalla configurazione, per esempio quando tutto gira sulla tua infrastruttura, e li definiamo caso per caso, se serve con il tuo DPO. Un trasferimento fuori dall'UE richiede le garanzie previste dal GDPR.
Log e tracciabilità
Il gestionale può registrare chi usa le funzioni AI, quando e cosa invia al modello, per un periodo di conservazione stabilito con te. Le funzioni si attivano per utente o reparto, e i log seguono le stesse regole di minimizzazione degli altri dati personali.
Cosa chiedono l'AI Act e la legge italiana
Per gli usi descritti in questa pagina l'AI Act chiede soprattutto che chi usa un assistente o una chat sappia di parlare con un sistema di AI e che il personale abbia una formazione adeguata. La legge italiana sull'intelligenza artificiale chiede inoltre, nei casi previsti, di informare i lavoratori.
Compilare schede, leggere documenti e cercare nei dati interni in genere non rientra tra gli usi ad alto rischio, a differenza della selezione o della valutazione dei dipendenti. Il tuo consulente o DPO può verificare il caso e dirti se serve una valutazione d'impatto (DPIA).
AI in un gestionale che usi già o in uno nuovo
Se hai un gestionale sviluppato su misura, anche da altri, prima guardiamo come è costruito e poi aggiungiamo le funzioni AI come moduli. Se il codice va messo in ordine prima, ce ne occupiamo con l'assistenza e manutenzione di software su misura.
Se il gestionale è ancora da fare, progettiamo le funzioni AI insieme al resto nello sviluppo di gestionali su misura. Così un gestionale su misura con AI nasce con i dati già organizzati per le domande che ti servono. Se stai lasciando un vecchio programma, ci occupiamo anche della migrazione dei dati nel nuovo sistema.
Se usi un software pronto di terzi, possiamo collegare uno strumento esterno attraverso le API che il software mette a disposizione, come descriviamo nella pagina su automazioni e integrazioni con altri strumenti. Se il processo vive ancora su carta o in Excel, prima lo digitalizziamo.
Come si parte: un piccolo prototipo sui tuoi dati
Lavoriamo con un metodo Agile: dopo il prototipo rilasciamo le funzioni in ordine di priorità, così il personale inizia a usarle il prima possibile e il gestionale con intelligenza artificiale cresce sulle esigenze emerse dall'uso. Il calendario lo costruiamo con te e il preventivo lo dividiamo per voci.
La formazione di base è inclusa. Chi usa le funzioni impara cosa controllare e quando non fidarsi di una proposta, che è anche il tema della formazione richiesta dall'AI Act. Se ti serve un percorso più approfondito, per esempio per ruolo o per i nuovi assunti, lo concordiamo a parte.
Proponi un processo da provare-
1.Confronto gratuitoNe parliamo in videochiamata o, se preferisci, di persona in zona Treviso. Guardiamo quale processo richiede più lavoro manuale alla tua azienda e su quali documenti o dati.
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2.Prototipo su un caso soloSu un campione di documenti o dati reali, anonimizzati dove possibile, vediamo cosa il gestionale legge bene, dove sbaglia e quanto controllo serve.
-
3.Decisione insiemeDecidiamo se continuare, con quale opzione di elaborazione dei dati, con quali regole di conferma e in che ordine sviluppare le funzioni.
-
4.Rilasci per prioritàOgni funzione entra nelle schermate che il personale usa già, e le osservazioni di chi la usa finiscono nel rilascio successivo.
Domande frequenti
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Proviamo l'AI su un tuo processo
Confronto gratuito in videochiamata o di persona in zona Treviso
Raccontaci che gestionale usi oggi, in quale processo vorresti provare l'AI e che tipo di dati o documenti tratta. Ti rispondiamo entro 48 ore lavorative per fissare il confronto. Puoi anche chiamarci allo 0422 0330892.