Portale clienti e fornitori su misura, collegato al tuo gestionale
Portale clienti e fornitori collegato al gestionale: ordini, stato pratiche, documenti e listini riservati, con permessi per ruolo. Confronto gratuito.
Lavoriamo da Treviso con aziende di tutta Italia, quasi sempre da remoto. Spesso si parte da un problema preciso, come le telefonate per sapere a che punto è un ordine. Se ti serve anche la parte interna, il portale nasce insieme al gestionale personalizzato.
Cosa trova il cliente nella sua area riservata
La parte che i clienti usano di più è l'elenco dei propri ordini con lo stato aggiornato. Il cliente vede se l'ordine è confermato, in produzione o già partito, e a spedizione avvenuta trova il numero di tracciamento e il DDT da scaricare, senza chiamare il commerciale o scrivere all'amministrazione.
Nell'area riservata clienti possiamo mettere anche fatture e note di credito, certificati e schede tecniche dei prodotti acquistati, i documenti di una commessa o di un intervento. Possiamo prevedere anche l'apertura di resi e richieste di assistenza, che il cliente segue fino alla chiusura con un'email a ogni cambio di stato.
Cosa mostrare lo decidiamo insieme guardando i dati del gestionale. Alcuni stati interni, come "in attesa di verifica qualità", vanno tradotti in parole che il cliente capisce.
- 2026/0418Ordine del 12 settembreSpedito
- 2026/0431Ordine del 24 settembreIn produzione
- 2026/0447Ordine del 2 ottobreConfermato
- R-0093Reso di 4 pezziManca la tua foto
- DDT 1187 del 14 settembre
- Fattura 2026/0912
- Certificato di conformità, lotto 2241
Un portale B2B per ordinare con i listini riservati
Quando i tuoi clienti riordinano spesso gli stessi articoli, il portale B2B permette loro di inserire l'ordine da soli e a qualsiasi ora, partendo dallo storico o da un catalogo. Ogni cliente vede i propri listini riservati, con gli sconti, i minimi d'ordine e le condizioni di pagamento che il gestionale prevede per lui, e nessun altro cliente può vederli.
Gli ordini B2B arrivano nel gestionale con codici e prezzi già corretti, e se serve passano prima dal tuo ufficio commerciale, per esempio quando un cliente supera il fido.
Se vendi anche ai privati con un negozio online, valutiamo con te se conviene un portale separato o un'area riservata nell'e-commerce.
| Articolo | Listino | Tuo prezzo | Q.tà |
|---|---|---|---|
| Staffa zincata 40 mm | 2,72 | 200 | |
| Tassello M8, conf. 100 | 15,73 | 10 | |
| Profilo alluminio 2 m | 11,35 | 25 |
- Pagamento
- Bonifico 60 gg d.f.f.
- Consegna richiesta
- Da confermare
- Imponibile
- 985,05
Portale fornitori e accesso per gli agenti
Lo stesso portale può avere ingressi diversi, ciascuno con le sue schermate. Fornitori e agenti hanno bisogno di cose diverse dai clienti, e oggi le chiedono spesso al tuo ufficio per email.
Fornitori
Nel portale fornitori chi ti rifornisce trova gli ordini che gli hai inviato e li conferma, indicando la data di consegna prevista o segnalando una variazione. Carica qui anche i documenti che oggi ti manda per email, come conferme d'ordine, DDT, certificati di conformità e documenti di qualifica con la loro data di scadenza.
Il tuo ufficio acquisti vede in un'unica schermata quali ordini sono confermati e quali documenti mancano o stanno per scadere, invece di cercarli tra le caselle di posta. Se i documenti arrivano in PDF, possiamo aggiungere una funzione che ne legge i dati principali e li propone già compilati, lasciando la conferma a una persona.
Agenti
Gli agenti lavorano spesso dal tablet o dal telefono, seduti davanti al cliente. Nel loro accesso vedono solo i clienti della propria zona, con lo storico degli ordini, le condizioni commerciali e la situazione delle consegne, e inseriscono l'ordine con i prezzi già corretti per quel cliente.
Se il gestionale calcola le provvigioni, l'agente può consultare anche il proprio riepilogo.
Permessi per ruolo: chi vede cosa
In un portale aperto all'esterno, la parte da progettare con più attenzione sono i permessi. Ogni utente entra con credenziali personali e vede solo i dati della propria azienda, e anche dentro la stessa azienda cliente si possono distinguere i ruoli, per esempio chi inserisce gli ordini e chi in amministrazione scarica solo le fatture.
La tabella è un punto di partenza che adattiamo alla tua azienda durante l'analisi. Possiamo registrare ogni accesso e ogni modifica con autore e data. Se lo ritieni utile, possiamo anche permettere al referente del cliente di disattivare l'utenza di un collaboratore che cambia lavoro, senza doverti chiamare.
| Dati del portale | Cliente | Agente | Fornitore | Personale interno |
|---|---|---|---|---|
| Ordini e stato | I propri | Dei clienti della sua zona | Quelli che gli hai inviato | Tutti, in base al reparto |
| Listini e condizioni | Il proprio listino | Dei clienti della sua zona | No | Chi è autorizzato |
| Fatture e documenti amministrativi | Le proprie | Se lo decidi tu | No | L'amministrazione |
| Documenti tecnici e certificati | Dei prodotti acquistati | Sì | Li carica lui | Tutti |
| Cosa può inserire | Ordini, resi e richieste | Ordini per i suoi clienti | Conferme e documenti | Secondo il ruolo |
Collegato al gestionale, con i dati allineati
Il portale lavora sugli stessi dati del gestionale. Se il gestionale lo sviluppiamo noi, il portale ne diventa l'accesso esterno; se usi un programma di un altro produttore, lo colleghiamo con le modalità che quel programma mette a disposizione, come API, file di scambio o esportazioni periodiche.
Nel portale il cliente vede i dati così come li ha il gestionale e con la stessa frequenza di aggiornamento. Se le spedizioni vengono registrate una volta al giorno, anche il portale le mostrerà una volta al giorno, e preferiamo dirtelo durante l'analisi.
Se hai già un portale da sostituire, possiamo migrare i dati da un portale esistente. Per i collegamenti con negozio online o CRM trovi i dettagli nella pagina sulla sincronizzazione con gestionale ed e-commerce, mentre se manca anche la parte interna puoi partire dallo sviluppo di gestionali su misura.
- Anagrafiche e utenti abilitati
- Ordini, stati e date di consegna
- DDT, fatture, certificati e altri documenti
- Listini e condizioni per cliente
- Giacenze, se il gestionale le tiene aggiornate
Riconosci la tua situazione?
Clienti, fornitori e agenti hanno esigenze diverse, ma spesso il punto di partenza è lo stesso: informazioni che esistono già nel gestionale e che oggi passano per telefono o via email. Queste sono alcune situazioni che incontriamo spesso, con quello che possiamo fare in ciascuna.
I tuoi clienti chiamano o scrivono ogni giorno per sapere a che punto è un ordine o quando parte una spedizione?
- un'area riservata dove ogni cliente vede i propri ordini e il loro stato, letti direttamente dal gestionale
- documenti come DDT e fatture scaricabili dopo l'accesso, senza doverli inviare ogni volta via email
- listini e condizioni riservate per ciascun cliente o gruppo di clienti
Ricevi conferme d'ordine, certificati e documenti dei fornitori via email e poi li cerchi tra decine di messaggi?
- un portale dove ogni fornitore vede gli ordini che gli hai inviato e ne conferma date e quantità
- il caricamento di certificati e documenti nella scheda giusta, con una scadenza quando serve
- un riepilogo per chi segue gli acquisti, con le conferme ancora mancanti in evidenza
I tuoi agenti raccolgono gli ordini su carta o al telefono e qualcuno in ufficio li ricopia nel gestionale?
- un accesso per ogni agente con i propri clienti, i listini e la disponibilità degli articoli
- l'inserimento degli ordini da tablet o smartphone, che arrivano già nel gestionale
- lo storico ordini dei clienti di ciascun agente e, se il gestionale le calcola, le provvigioni
Dove stanno i dati del portale
Il portale lo ospitiamo di solito sui server di proprietà di Foolix in Unione Europea, gestiti da noi, dove il backup giornaliero è compreso e se ne possono concordare di più frequenti. Su richiesta può stare anche su un server della tua azienda o di un tuo fornitore.
Dei dati di clienti, fornitori e agenti la tua azienda resta titolare. In fase di analisi elenchiamo i dati personali che il portale mostra all'esterno e decidiamo con te chi può vederli, in base al rapporto che hai con ciascuno.
- Connessione cifrata tra browser e server
- Credenziali personali, a cui possiamo aggiungere la verifica in due passaggi se la ritieni utile
- Cronologia di accessi e modifiche, se la prevediamo nel progetto
- Aggiornamenti di sicurezza con la manutenzione del portale
Come lavoriamo al tuo portale
Lavoriamo con il metodo Agile. Scegliamo con te da dove partire, di solito dalla funzione che oggi vi costa più telefonate ed email, e aggiungiamo le altre per fasi. Durante lo sviluppo ti coinvolgiamo e ti teniamo aggiornato a ogni rilascio.
La formazione di base del tuo personale è inclusa, e possiamo preparare una guida breve per gli utenti esterni. Chi gestirà utenti e permessi può seguire, se serve, un percorso più approfondito da concordare a parte.
Non pubblichiamo prezzi né durate standard. Il preventivo arriva dopo l'analisi, suddiviso per voci, e dipende dai tipi di utenti che apri all'esterno, dalle funzioni che servono a ciascuno e dal collegamento con il gestionale.
Prenota il confronto gratuito-
Confronto iniziale gratuito
Ci racconti chi dovrebbe accedere al portale e quali richieste vi arrivano oggi per telefono o per email.
-
Analisi di dati e ruoli
Vediamo quali dati del gestionale servono e chi deve vedere cosa, poi ti mandiamo un preventivo suddiviso per voci.
-
Primo rilascio a un gruppo pilota
Apriamo la prima funzione a pochi clienti o fornitori, che la usano e ci segnalano cosa non è chiaro.
-
Formazione e nuove funzioni
Formiamo il tuo personale, apriamo il portale a tutti e aggiungiamo le altre funzioni per fasi.
Pacchetti ore di assistenza
Se ti serve un supporto tecnico con una certa regolarità, il modo più conveniente è un pacchetto di ore prepagate: acquisti un monte ore a una tariffa scontata rispetto al singolo intervento e lo usi per modifiche, sviluppi, aggiornamenti e risoluzione di problemi nell'arco di dodici mesi, oppure senza scadenza con un supplemento del 10%.
Domande frequenti
Ti serve anche la parte interna, per magazzino, commesse o statistiche? Scopri lo sviluppo di gestionali e portali su misura.
Prenota un confronto gratuito
Raccontaci chi dovrebbe accedere al portale e cosa dovrebbe trovarci
Indica il gestionale che usi e le richieste che oggi ricevi più spesso da clienti, fornitori o agenti. Ti rispondiamo entro 48 ore lavorative per fissare il confronto in videochiamata, oppure un incontro di persona se la tua azienda è in zona Treviso. Puoi anche chiamarci allo 0422 0330892.