Migrazione dei dati da un gestionale all'altro
Migrazione dati gestionale con analisi del vecchio archivio, pulizia dei duplicati e una prova prima del passaggio definitivo. Confronto iniziale gratuito.
Il sistema di arrivo può essere un gestionale che sviluppiamo per te oppure un programma che hai già scelto, se offre un modo per caricare i dati. In oltre 20 anni di sviluppo su misura abbiamo lavorato spesso su archivi costruiti da altri.
Quali dati portiamo nel nuovo sistema
Possiamo partire dal database del vecchio programma, dalle esportazioni che produce, da un vecchio portale o dai fogli Excel e CSV raccolti negli anni, e per ciascuna fonte prepariamo la conversione degli archivi verso il formato del nuovo sistema.
Decidiamo con te cosa portare, fino a quale anno e con quale dettaglio. Gli anni più vecchi possono restare in un archivio di sola consultazione, se trasferirli nel nuovo sistema non ti serve.
Se il nuovo sistema comprende un portale per clienti e fornitori, possiamo trasferire anche utenti e documenti già pubblicati. Come gestire le password degli utenti lo valutiamo insieme, per esempio chiedendo a ciascuno di impostarne una nuova al primo accesso.
- Anagrafiche di clienti, fornitori e contatti, con indirizzi, condizioni di pagamento e note
- Articoli, listini e condizioni particolari per singolo cliente
- Ordini, DDT e fatture, con le righe e i riferimenti tra un documento e l'altro
- Storico dei movimenti di magazzino, delle commesse o degli interventi
- Allegati collegati alle pratiche, come PDF, foto e verbali
- Utenti e ruoli, ricreati nel nuovo sistema con i permessi corretti
Cosa a volte resta fuori
Alcuni dati non hanno un posto equivalente nel sistema di arrivo, come i totali che il vecchio programma salvava già calcolati o i campi liberi che ogni collega usava a modo suo. Li segnaliamo durante l'analisi e decidiamo con te se ricalcolarli, trasformarli in note o lasciarli nell'archivio di consultazione.
Analisi dei dati di partenza e mappatura dei campi
La migrazione dei dati comincia dallo studio di come il vecchio sistema conserva le informazioni. Ricostruiamo come si collegano tabelle, file ed export e ti chiediamo conferma sui campi meno chiari, perché a volte un campo chiamato «note2» contiene in realtà la zona dell'agente o una data di consegna.
Poi abbiniamo ogni campo di partenza a quello di arrivo e scriviamo le regole di conversione per date, codici IVA, unità di misura e lettere accentate, che nei vecchi archivi diventano spesso simboli illeggibili. La tabella di mappatura la condividiamo con te, così sai in anticipo dove finirà ogni informazione e puoi correggerci prima che il lavoro vada avanti.
| Vecchio | Nuovo | Regola |
|---|---|---|
| RAGSOC | Ragione sociale | Copiato così com'è |
| PIVA | Partita IVA | 11 cifre, senza prefisso IT |
| DT_INS | Data inserimento | Da gg/mm/aa a data completa |
| NOTE2 | Zona agente | Confermato dall'ufficio commerciale |
| FIDO | Nessun campo | Da decidere con te |
Pulizia dei duplicati e import massivo da Excel e CSV
Negli archivi che hanno qualche anno troviamo spesso lo stesso cliente inserito due volte con nomi leggermente diversi, partite IVA mancanti o articoli che non si vendono più. Prima del caricamento ti mostriamo l'elenco dei casi dubbi e stabiliamo con te le regole, cioè quale scheda tenere, come unire i dati e cosa scartare. Le decisioni le prendi tu, e noi le applichiamo allo stesso modo su tutto l'archivio.
Quando i dati arrivano da tanti file Excel e CSV invece che da un database, prepariamo una procedura di import massivo con la mappatura dei campi e i controlli di formato, che segnala righe incomplete e doppioni prima di caricarle. La stessa procedura può restare disponibile per aggiornare i listini.
- Clienti e fornitori doppi, riconosciuti da partita IVA, codice fiscale o indirizzo
- Campi obbligatori mancanti segnalati prima del caricamento
- Articoli fuori produzione da archiviare o escludere, secondo le tue indicazioni
Verifica dei dati e, quando serve, migrazione di prova
Quando il progetto lo richiede, per esempio se il vecchio e il nuovo sistema devono convivere per un periodo, prima del passaggio definitivo carichiamo i dati in un ambiente di prova separato. Se invece i dati vanno in un gestionale nuovo, non ancora in uso, possiamo caricarli direttamente lì e controllarli prima che l'azienda inizi a lavorarci. In entrambi i casi confrontiamo i numeri del vecchio e del nuovo sistema: quanti clienti, articoli e documenti ci sono, i totali delle fatture anno per anno, i saldi aperti e le giacenze.
Poi tocca a te e ai colleghi che usano il gestionale ogni giorno. Aprite le schede che conoscete meglio e cercate un ordine di qualche anno fa. Le differenze che trovate le correggiamo nelle regole di conversione e ricarichiamo i dati, così il caricamento definitivo segue una procedura già verificata.
Il giorno del passaggio lo scegliamo insieme, di solito in un periodo di minore attività come un fine settimana o la chiusura dell'anno.
- Clienti (14 duplicati uniti)3.412 · 3.398
- Articoli8.120 · 8.120
- Fatture 2019-202541.736 · 41.736
- Totale fatturato 2024uguale
- Saldi clienti aperti2 differenze
Vecchio e nuovo sistema durante la transizione
Spegnere il vecchio programma il giorno dopo il passaggio non è sempre possibile. Capita che un reparto debba chiudere le pratiche aperte o che un portale esterno continui a leggere dal vecchio archivio per qualche tempo.
In questi casi teniamo i sistemi in parallelo per il periodo che decidiamo con te e, quando serve, li colleghiamo perché anagrafiche e listini restino allineati da entrambe le parti.
Se invece i due programmi devono lavorare insieme in modo stabile, ti serve un'integrazione continua tra gestionali e altri sistemi, che è un lavoro diverso da una migrazione una tantum.
- Periodo in parallelo, con regole chiare su dove si inseriscono i nuovi dati
- Collegamento temporaneo per tenere allineati i dati comuni
- Vecchio archivio in sola consultazione per lo storico
- Dismissione del vecchio sistema quando non serve più
Riconosci la tua situazione?
Sono due situazioni che incontriamo spesso, ciascuna con il tipo di intervento che possiamo proporti. Se ti ritrovi in una delle due, raccontacela durante il confronto iniziale e partiamo da lì.
Devi lasciare un gestionale non più supportato senza perdere anni di clienti, documenti e movimenti?
- analizzare la struttura dei dati, anche quando il formato è poco documentato, e mappare i campi verso il nuovo sistema
- ripulire duplicati e incongruenze e verificare i dati prima del passaggio definitivo
- quando serve, tenere collegati i due sistemi per un periodo così i dati comuni restano allineati
Anagrafiche, articoli e listini sono sparsi in tanti file Excel e CSV da caricare nel nuovo sistema?
- una procedura di importazione con la mappatura dei campi e i controlli di formato
- un riepilogo di duplicati e record incompleti da sistemare prima del caricamento definitivo
- la stessa procedura a disposizione per gli aggiornamenti periodici, per esempio dei listini
Come lavoriamo e da cosa dipende il costo
Lavoriamo con il metodo Agile e dividiamo la migrazione per tipo di dato, partendo di solito da anagrafiche e articoli. Ti teniamo aggiornato a ogni passaggio. Quando la migrazione fa parte di un nuovo gestionale sviluppato su misura, la pianifichiamo insieme ai moduli e la formazione di base è inclusa, mentre quella più approfondita la concordiamo a parte.
Non pubblichiamo prezzi. Dopo l'analisi ricevi un preventivo diviso per voci, costruito sui fattori che trovi nella tabella.
Se il sistema di arrivo lo sviluppiamo noi, i dati migrati possono stare sui nostri server in Unione Europea, con backup giornaliero incluso, oppure sull'infrastruttura della tua azienda se preferisci. Resti sempre tu il titolare dei dati, e durante l'analisi decidiamo insieme chi può accedere ai dati personali trasferiti.
Richiedi un'analisi dei tuoi dati| Fattore | Perché incide |
|---|---|
| Sistemi di partenza | Ogni database, export o portale va studiato e convertito con regole proprie. |
| Documentazione del formato | Senza documentazione serve più tempo per capire il significato dei campi. |
| Quantità di storico | Più anni e più tipi di documento richiedono più regole e più controlli. |
| Qualità dei dati | Duplicati e incongruenze vanno individuati e risolti con te prima del caricamento. |
| Sistema di arrivo | Un import da file, un'API o l'accesso al database cambiano il modo di caricare i dati. |
| Periodo in parallelo | Un collegamento temporaneo tra i due sistemi è una voce a sé. |
Pacchetti ore di assistenza
Se ti serve un supporto tecnico con una certa regolarità, il modo più conveniente è un pacchetto di ore prepagate: acquisti un monte ore a una tariffa scontata rispetto al singolo intervento e lo usi per modifiche, sviluppi, aggiornamenti e risoluzione di problemi nell'arco di dodici mesi, oppure senza scadenza con un supplemento del 10%.
Domande frequenti
Il gestionale che usi funziona ancora e preferisci tenerlo? Valuta con noi l'assistenza sul software che usi oggi.
Parliamo dei tuoi dati
Raccontaci da quale sistema parti e dove vuoi arrivare
Indica il gestionale o il portale che usi oggi, il sistema di arrivo se l'hai già scelto e quali dati vuoi trasferire. Ti rispondiamo entro 48 ore lavorative per fissare il confronto in videochiamata, oppure un incontro di persona se la tua azienda è in zona Treviso. Puoi anche chiamarci allo 0422 0330892.